кейс
Автоматизация фармокомпании
Что такое фармацевтическая компания? С одной стороны, это увлекательная разработка новых лекарственных средств и вывод на российский рынок существующих. Но с другой стороны – это взаимодействие множества специалистов, огромное количество скучных (но необходимых) задач по заполнению множества формальных документов. А сюда еще добавляется работа с поставщиками и партнерами
Много задач – значит требуется много исполнителей и контроллеров, значит неизбежно возникает путаница, когда непонятно кто у задачи ответственный, когда её необходимо завершить и где хранятся необходимые документы. В результате сроки практически никогда не соблюдаются, а для выяснения текущего статуса и информации по задачам руководителям приходится звонить нескольким сотрудникам. На это «ручное управление» уходит много времени и сил руководителей разных уровней.
У GPHC — компании, занимающейся разработкой и продвижением широкого спектра лекарственных наукоемких препаратов, были именно такие проблемы. Чтобы их решить, GPHC обратилась к нам, компании К2 Айти.
GPHC хотела следующего:
— автоматизации основных бизнес-процессов;
— информационной панели, с помощью которой руководители всех уровней могли бы видеть информацию по каждому процессу в отдельности и по всей компании в целом;
— простого в использовании и недорогого программного инструмента для автоматизации.
Аналитики К2 Айти проделали следующую работу:
— бесплатно обследовали и документировали бизнес-процессы GPHC;
— предоставили график автоматизации процессов;
— предложили для автоматизации использовать систему Planfix;
— реализовали на Planfix один из процессов и провели демонстрацию, чтобы заказчик убедился в том, что система может реализовать его требования, а также понял, как будет выглядеть готовое решение.
При этом мы предложили GPHC удобную схему оплаты – с помощью регулярных платежей. Было определено количество часов, которые специалисты К2 Айти ежемесячно будут тратить на проект, а GPHC – оплачивать.
В результате заказчик каждый месяц будет точно знать сколько ему придется заплатить и какие конкретно возможности будут реализованы. Более того, GPHC в любой момент сможет изменить цели и функционал проекта, либо вовсе заморозить его без каких-либо штрафных санкций.
Заказчик с согласился условиями, и К2 Айти начал работу.
Проектная команда К2 Айти на базе Planfix создала информационную систему со следующим функционалом:
— Мы реализовали шаблон проекта разработки препарата с десятками этапов и подэтапов, которые обслуживают сотни автоматических сценариев.
Что это означает на практике? Не нужно вручную делать множество операций. Ответственному сотруднику достаточно начать этап проекта, назначить сроки и ответственных за выполнение – всё остальное сделает система. А ответственный будет отслеживать ход работы над проектом на диаграмме Ганта, а также с помощью отчетов и графиков.
— Автоматизировали весьма формальный процесс разработки препаратов. Начинается этот процесс с того, что при старте (нажатии руководителем «красной» кнопки) нового этапа проекта, сотрудники получают предварительно настроенные задачи со своими полями, жизненным циклом и статусами. После этого можно добавить дополнительные подэтапы. Д
алее исполнители заполняют формы данными, выполняют свои пункты чек-листа, помещают файлы в соответствующие поля и общаются друг с другом в специальном чате задачи.
Когда исполнитель считает, что задача выполнена, то отправляет ее на проверку руководителю.
Руководитель принимает решение либо вернуть задачу на доработку, либо завершить её. При этом на каждом из этапов пользователю предлагается специфичный для данного этапа пользовательский интерфейс – содержащий только необходимые поля, статусы и кнопки с действиями.
Что это дало заказчику? Существенно сократилось время на постановку задач, работу над ними и управление. Руководителям стала доступна вся информация по процессам, включая ответственных и сроки завершения. А сотрудникам система сообщает, что именно и когда они должны сделать в ближайшее время и предоставляет форму для заполнения, специфичную для конкретного этапа.
— Создали реестр для работы с контрагентами. Каждый контрагент получил свою карточку, с определенным набором полей в зависимости от типа и функционала, с отображением задач, в которых он участвует, и файлов, которые к нему относятся. Теперь можно легко и быстро провести аудит контрагентов, оценить эффективность работы с каждым из них, а также быстро найти нужный файл (и даже предыдущие версии файла).
— У сотрудников появилось индивидуальное пространство работы с задачами. А это очень важно — учитывая большое количество задач и действий в системе. При этом пользовательский интерфейс меняется в зависимости от того на какую роль назначен сотрудник и какую задачу он выполняет.
Так, рядовой сотрудник увидит удобную доску со своими задачами. Его меню не будет содержать лишнего функционала, а только то, что понадобится ему для работы. При выполнении задач внутри проекта интерфейс будет меняться в зависимости от задачи.
А планировщик задач руководителя позволяет ему понять загрузку своих подчиненных, увидеть какие задачи требуют проверки, а какие просрочены. Прямо из планировщика можно запустить новый проект или этап, поменять сроки или исполнителей.
— Чтобы руководитель мог лучше контролировать прогресс работы по проекту, было создано несколько десятков отчетов, в том числе для принятия управленческих решений. При этом процент готовности считается автоматически в зависимости от прогресса сотрудников по их задачам.
— Работая с большим количеством задач, сотрудники могут забыть вовремя выполнить критически важную задачу. При этом последствия могут быть весьма серьезными. Чтобы этого не произошло, К2 Айти создал подсистему уведомлений, которая заранее напомнит ответственному сотруднику о подаче документов. А чтобы эти документы не нужно было искать, мы реализовали хранение файлов непосредственно внутри этапов проектов.
— Эффективность работы напрямую зависит от того комфортно ли пользователю работать с системой, понимает ли он как выполнить то или иное действие. И хотя сам по себе интерфейс Planfix довольно интуитивен, мы добавили подсказки, инструкции (в т. ч. в видеоформате) и робота-помощника.
А для тех, кто всё же не смог разобраться, в каждом рабочем пространстве существует кнопка обратной связи — для вопросов и предложений по улучшению.
Что в результате получил заказчик:
— Процессы стали более понятными, прозрачными и формализованными.
— Руководители точно знают кто отвечает за конкретную задачу, в каком она сейчас состоянии, когда должна быть завершена, а когда реально завершится.
— Сотрудники получают от системы готовые задачи для выполнения, а не занимаются прокрастинацией.
— Система сама контролирует критически важные задачи, такие как отправка документов в Минздрав и при необходимости уведомляет руководителей о пропуске сроков.
— Удобные инструменты системы повысили эффективность работы как руководителей, так и рядовых сотрудников.
Считаю, что проект автоматизации бизнес-процессов GPHC удался по трем причинам: большой заинтересованности заказчика, высокой квалификации команды внедрения и удобному инструменту — Planfix
Что К2 Айти предлагает для компаний, которые хотят автоматизировать свою работу:
— Бесплатный первичный анализ бизнес-процессов вашей компании и рекомендации по автоматизации
— Удобную и прозрачную схему оплаты
— Техническую и консультационную поддержку после внедрения
*Для иллюстрации статьи использовались снимки экрана типовой системы, не имеющей отношения к проекту GPHC
