Информационная система управления проектами

ИСУП - это информационная система управления проектами на базе ПО Microsoft Project, позволяющая осуществлять централизованное планирование и контроль как набора взаимосвязанных проектов (программ и портфеля проектов), так и отдельных проектов с целью принятия необходимых управленческих решений.

Проблематика

Компания «Оболенское» одновременно осуществляет проекты в различных областях: строительство нового производства, вывод новых лекарственных препаратов на рынок, оптимизация бизнес-процессов, развитие персонала и др. Перед Компанией стоит задача повышения эффективности исполнения проектов.  

Цель проекта –  создание и внедрение информационной системы управления проектами на базе ПО Microsoft Project, позволяющей осуществлять централизованное планирование и контроль как набора взаимосвязанных проектов (программ и портфеля проектов), так и отдельных проектов, с целью принятия необходимых управленческих решений.

Для повышения эффективности исполнения разноплановых проектов компанией K2IT под руководством А.Зубрицкого, PMP, MVP, вице-президента Московского отделения PMI, была разработана и внедрена информационная система управления проектами, позволяющая осуществлять централизованное планирование и контроль как набора взаимосвязанных проектов (программ и портфеля проектов), так и отдельных проектов, с целью принятия необходимых управленческих решений.

Для эффективного управления большого количества разноплановых проектов  под руководством А.Береговенко в АО «Фармацевтическое предприятие «Оболенское» был создан проектный офис. Благодаря проектному офису, который использует ИСУП были достигнуты задачи по обеспечению сокращения сроков реализации проектов, повышению качества и оперативности принятия решений, организации эффективного распределения управленческой информации между участниками проектов, повышения эффективности управления трудовыми ресурсами проектов посредством автоматизации контроля их доступности и автоматического перераспределения в случае конфликта ресурсов проекта/портфеля.

Внедрение проектного управления на предприятии было масштабным и глубоким одновременно. В результате были созданы портфели проектов по нескольким направлениям:

  • портфель «Производственная эффективность» (обеспечивает снижение капитальных затрат на модернизацию производственных линий, строительство современного завода);
  • портфель «Продуктовое лидерство» (позволяет сократить время разработки и выведения на рынок новых продуктов и опередить конкурентов);
  • портфель «M&A» (способствует эффективному структурированию и организации сделок по слиянию/поглощению и развитию синергетического эффекта);
  • портфель «Модернизация бизнес-процессов» (нацелен на повышение производительности и эффективности деятельности всех подразделений за счёт оптимизации бизнес-процессов);
  • портфель «Информационное обеспечение» (решает задачи внедрения новейших информационных технологий, в совокупности формирующих инструментарий для оперативного и обоснованного принятия управленческих решений);
  • портфель «Организационное развитие и развитие персонала» (предоставляет возможности для организации быстрого и эффективного поиска, подбора и адаптации персонала, внедрения современных программ мотивации, разработки персональных программ обучения, управления личной эффективностью сотрудников).

Функциональные компоненты решения:

  1. Календарно-сетевое планирование проектов:
    • Создание иерархической структуры работ проекта;
    • Ввод и корректировку длительностей задач;
    • Ввод данных о взаимосвязях задач;
    • Управление базовыми планами;
    • Расчет и отображение критического пути проекта и портфеля проектов;
    • Расчет и отображение показателей освоенного объема проекта.

 

  1. Ресурсное планирование проектов:
    • Ввод и хранение корпоративного пула ресурсов, содержащего исполнителей, ролевые (универсальные) ресурсы;
    • Назначение ролевых ресурсов и исполнителей на задачи, замену ролевых ресурсов на исполнителей в соответствии с полями навыков;
    • Расчёт повременной загрузки ресурсов в текущих и планируемых проектах;
    • Расчёт повременной потребности в ресурсах с определёнными навыками;
    • Предоставление информации о планируемых, базовых и фактических трудозатратах ресурсов;
    • Выравнивание загрузки ресурсов в соответствии с приоритетами задач и проектов

 

  1. Управление проектными рисками:
    • Идентификация - сбор возможных рисков.
    • Формирование единого реестра рисков и неопределенностей.
    • Проведение качественного анализа - оценка и ранжирование рисков.
    • Формирование планов реагирования на риски.

 

  1. Мониторинг и контроль исполнения проектов:
    • Предоставление данных для отслеживания прогресса выполнения работ (средствами PWA, средствами «толстого» клиента, на листе Excel и PDF);
    • Предоставление отчётов по просроченным задачам, т.е. задачам, которые в соответствии с базовым планом должны завершиться, но фактически ещё не завершены.
    • Предоставление отчётов по прохождению ключевых контрольных точек в каждом из проектов
    • Отображение сведений о просроченных задачах в отчётах, в центре проектов, в представлениях «мои задачи» для исполнителей.
    • Предоставление данных по загрузке и оставшейся доступности трудовых ресурсов по времени.
    • Предоставление представлений сравнения текущего состояния проекта с базовыми планами, в том случае, когда было зафиксировано несколько базовых планов.
    • Оценка отклонения проекта от бюджета, сохранённого в базовом плане затрат для проекта.
    • Оценка фактических и оставшихся затрат по проекту.

 

  1. Управление коммуникациями проектов. Информирование участников проектов по электронной почте:
    • о размещение документа на сайте проекта
    • о поставленной задаче (сроки, трудозатраты)
    • об изменение сроков поставленной задачи
    • задачи на текущую неделю (сроки, трудозатраты)
    • предупреждение о возможном риске нарушения сроков
    • предупреждение о наступившей проблеме

 

  1. Проектная отчетность:
    • Предоставление данных для отслеживания процента выполнения работ
    • Предоставление отчётов по просроченным задачам, т.е. задачам, которые в соответствии с базовым планом должны завершиться, но фактически ещё не завершены.
    • Предоставление отчётов по прохождению ключевых контрольных точек в каждом из проектов
    • Предоставление данных по загрузке и оставшейся доступности трудовых ресурсов по времени.
    • Предоставление представлений сравнения текущего состояния проекта с базовыми планами, в том случае, когда было зафиксировано несколько базовых планов.
    • Оценка отклонения проекта от бюджета, сохранённого в базовом плане затрат для проекта.
    • Оценка фактических и оставшихся затрат по проекту.
    • Предоставление данных для отслеживания процента выполнения работ
    • Предоставление отчётов по просроченным задачам, т.е. задачам, которые в соответствии с базовым планом должны завершиться, но фактически ещё не завершены.
  1. Подготовка персонала. On-line курс по работе в системе управления проектами:
    • Базовый модуль. Необходим для всех сотрудников, которые являются пользователями информационной системы. Он направлен на изучение интерфейса Microsoft Project 2016 и PWA и обучению пользователей подготовке отчетов по выполненным работам.
    • Расширенный модуль. Необходим для сотрудников, которые выполняют роль руководителей проектов. В данном модуле сотрудники получат знания и навыки планирования и контроля проектов.

 

  1. Проектная документация:
    • Хранение проектной документации по завершённым проектам в архиве и предоставление доступа к ней;
    • Хранение календарных планов завершённых проектов.
    • Хранение регламентов по управлению проектными активностями в базе знаний проектного офиса.

Ключевые преимущества:

  • Сокращение сроков реализации проектов за счет совершенствования и автоматизации процедур планирования и контроля выполнения работ.
  • Повышение качества и оперативности принятия решений, в том числе благодаря внедрению усовершенствованной системы мониторинга.
  • Организация эффективного распределения управленческой информации между участниками проектов.
  • Повышение эффективности управления трудовыми ресурсами проектов посредством автоматизации контроля их доступности и автоматического перераспределения в случае конфликта ресурсов проекта/портфеля.
  • Настраиваемый набор проектной отчетности с использованием возможностей Microsoft RSS.
  • Возможность мониторинга портфеля проектов на основе усовершенствованной системы отображения информации («светофоры» - индикаторы выполнения задач). Настройка критериев автоматического определения критичности отклонений по срокам для задач и для проектов.
  • Настраиваемые оповещения сотрудников о событиях системы при помощи почтовой рассылки.
  • Интеграция с 1С для формирования проектной отчетности.
  • On-line модуль для дистанционного обучения сотрудников работе в корпоративной системе управления проектами. Объективная оценка готовности сотрудников к работе в информационной системе.

Описание проекта

Заказчик:

АО «Фармацевтическое предприятие «Оболенское» (OBL Pharm) основано в 1994 г. на базе Государственного Центра Прикладной Микробиологии. В 2013 г. предприятие стало частью группы компаний «Алванса» (Alvansa Group), основными акционерами которой являются «Газпромбанк» и инвестиционный фонд UFG Private Equity.

АО «ФП «Оболенское» производит лекарственные средства, биологически активные добавки и изделия медицинского назначения в соответствии с международными требованиям GMP (Good Manufactured Practice) и ISO.

Предприятие обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями на производство лекарственных препаратов и осуществление фармацевтической деятельности. Компания производит более 100 наименований лекарственных препаратов, которые отвечают современным требованиям качества, эффективности и безопасности. АО «ФП «Оболенское» зарегистрировало более 50 торговых марок. Для эффективного управления большого количества разноплановых проектов  под руководством А.Береговенко в АО «Фармацевтическое предприятие «Оболенское» был создан проектный офис.

Заказчик